Politique de confidentialité

Introduction

iGoFlex accorde une importance particulière à la protection des données personnelles de ses clients, utilisateurs, prospects et visiteurs.

La présente politique explique quelles données personnelles peuvent être collectées par iGoFlex, pourquoi elles sont utilisées, sur quelles bases juridiques elles sont traitées, à qui elles peuvent être transmises, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits.

iGoFlex traite les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), à la loi Informatique et Libertés et aux dispositions applicables aux services de communications électroniques.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• iGoFlex SAS
• Société par actions simplifiée au capital de 10 000 euros
• Siège social : 11 Rue d’Ourches, Escalier i, 78100 Saint-Germain-en-Laye, France
• RCS Versailles : 897 869 095
• SIRET : 897 869 095 00017
• TVA intracommunautaire : FR38897869095
• Téléphone : 09 72 60 03 00
• E-mail : contact@igoflex.com

Champ d’application

La présente politique concerne les traitements de données personnelles réalisés notamment dans le cadre :

• du site www.igoflex.com ;
• des formulaires présents sur le site ;
• de la création et de la gestion d’un compte client ;
• de la souscription aux offres iGoFlex ;
• de l’utilisation des services et applications iGoFlex ;
• de la fourniture des services de téléphonie professionnelle ;
• des demandes de création ou de portabilité de numéros ;
• de la gestion des commandes et abonnements ;
• de la facturation et des paiements ;
• du service client et de l’assistance technique ;
• de la relation commerciale avec les clients et prospects ;
• de la mesure d’audience du site ;
• de la mesure des performances des campagnes publicitaires ;
• de l’utilisation de cookies et autres traceurs.

Données personnelles susceptibles d’être collectées

Selon votre utilisation d’iGoFlex, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes.

Données d’identification

• Nom.
• Prénom.
• Identité du titulaire du compte.
• Identité des utilisateurs autorisés associés à un compte professionnel.

Coordonnées

• Adresse postale.
• Adresse e-mail.
• Numéro de téléphone.
• Coordonnées professionnelles.

Informations relatives à l’entreprise

• Nom ou raison sociale.
• SIRET.
• Adresse professionnelle.
• Fonction ou qualité du contact.
• Informations nécessaires à l’identification de l’entreprise.

Données relatives au compte iGoFlex

• Identifiants de connexion.
• Informations relatives aux utilisateurs du compte.
• Paramètres du compte.
• Services et options activés.
• Informations nécessaires à la configuration des lignes.

Données relatives aux commandes et abonnements

• Offres souscrites.
• Produits ou services commandés.
• Historique des commandes.
• Abonnements.
• Options.
• Factures.
• Informations relatives au statut des paiements.
• Historique de la relation commerciale.

Données relatives aux paiements

iGoFlex traite les informations nécessaires à la gestion et au suivi des paiements.

Les données bancaires ou informations complètes de carte bancaire peuvent être traitées directement par les prestataires de paiement sécurisés utilisés par iGoFlex.

iGoFlex n’a pas vocation à conserver directement les données complètes de carte bancaire lorsque celles-ci sont traitées par un prestataire de paiement.

Données relatives à la portabilité

Lorsque vous demandez le transfert d’un numéro existant vers iGoFlex, certaines informations peuvent être nécessaires, notamment :

• le numéro de téléphone concerné ;
• l’identité du titulaire de la ligne ;
• le RIO ;
• les informations relatives à l’ancien opérateur ;
• les informations administratives nécessaires à la réalisation de la portabilité.

Données relatives aux communications téléphoniques

Dans le cadre de la fourniture des services de téléphonie professionnelle, certaines données techniques relatives aux communications peuvent être traitées.

• le numéro appelant ;
• le numéro appelé ;
• la date de la communication ;
• l’heure de la communication ;
• la durée de la communication ;
• les informations techniques nécessaires à l’acheminement des appels ;
• les informations nécessaires à la facturation ;
• les informations nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du service.

Ces données sont traitées conformément aux règles applicables aux opérateurs de communications électroniques.

Données liées aux fonctionnalités iGoFlex

• les horaires configurés ;
• les renvois d’appels ;
• les transferts d’appels ;
• les utilisateurs associés à une ligne ;
• les messages d’accueil ;
• les messages de messagerie vocale ;
• les paramètres d’un standard téléphonique ;
• les configurations de distribution des appels.

Messagerie vocale et enregistrement des appels

Lorsque le client active une fonctionnalité impliquant le traitement du contenu d’une communication, notamment une messagerie vocale ou une fonctionnalité d’enregistrement, les données nécessaires au fonctionnement de cette fonctionnalité peuvent être traitées par iGoFlex.

Lorsque ces fonctionnalités sont utilisées par un client professionnel dans le cadre de son activité, celui-ci demeure responsable de respecter ses propres obligations vis-à-vis de ses salariés, clients, patients, correspondants ou autres interlocuteurs.

Il appartient notamment au client d’informer les personnes concernées lorsqu’une obligation d’information ou de consentement s’applique à l’enregistrement d’une communication.

Données relatives au service client

• votre identité ;
• vos coordonnées ;
• votre numéro de client ou de ligne ;
• le contenu de votre demande ;
• les informations techniques nécessaires à sa résolution ;
• l’historique des échanges avec notre service client.

Données collectées via les formulaires du site

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• entreprise ;
• contenu du message.

Les données identifiées comme obligatoires sont nécessaires pour nous permettre de répondre correctement à votre demande.

Données techniques et de navigation

• adresse IP ;
• type de navigateur ;
• système d’exploitation ;
• type d’appareil ;
• pages consultées ;
• date et heure de consultation ;
• événements de navigation ;
• données liées au fonctionnement et à la sécurité du site ;
• informations collectées au moyen de cookies ou autres traceurs lorsque leur utilisation est autorisée.

Sources des données

Les données personnelles traitées par iGoFlex peuvent provenir directement de vous lorsque vous :

• remplissez un formulaire ;
• créez un compte ;
• passez une commande ;
• souscrivez à une offre ;
• configurez un service ;
• demandez une portabilité ;
• contactez le service client ;
• utilisez le site ou les services iGoFlex.

Certaines informations peuvent également provenir :

• de l’administrateur du compte de votre entreprise ;
• d’un opérateur de communications électroniques dans le cadre d’une portabilité ;
• des prestataires participant à la fourniture du service ;
• des prestataires de paiement pour confirmer le statut d’une transaction ;
• de sources professionnelles ou publiques lorsque leur utilisation est autorisée.

Finalités des traitements

Les données personnelles sont traitées par iGoFlex afin de :

• répondre aux demandes de renseignements ;
• traiter les demandes envoyées par les formulaires ;
• créer et administrer les comptes clients ;
• gérer les utilisateurs associés à un compte ;
• traiter les commandes et souscriptions ;
• activer les lignes téléphoniques ;
• attribuer les numéros de téléphone ;
• effectuer les opérations de portabilité ;
• fournir les services de téléphonie professionnelle ;
• acheminer les communications ;
• permettre le fonctionnement des fonctionnalités choisies par le client ;
• gérer les abonnements ;
• établir les factures ;
• traiter et suivre les paiements ;
• gérer les éventuels impayés ;
• assurer le service client ;
• fournir une assistance technique ;
• traiter les réclamations ;
• sécuriser les comptes et les infrastructures ;
• prévenir et détecter les utilisations frauduleuses ou abusives ;
• respecter les obligations légales et réglementaires applicables à iGoFlex ;
• améliorer les produits, services et parcours utilisateurs ;
• produire des statistiques relatives à l’utilisation des services ;
• mesurer l’audience du site lorsque l’utilisateur y a consenti ;
• mesurer les performances des campagnes publicitaires lorsque l’utilisateur y a consenti ;
• communiquer avec les clients au sujet de leurs services ;
• réaliser des opérations de prospection commerciale dans les conditions prévues par la réglementation ;
• gérer les demandes relatives à l’exercice des droits sur les données personnelles.

Bases légales des traitements

Selon la finalité concernée, iGoFlex utilise les bases légales suivantes.

Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles

Cette base légale est notamment utilisée pour :

• répondre à une demande préalable à la souscription ;
• créer un compte ;
• traiter une commande ;
• activer une ligne ;
• fournir un abonnement ;
• réaliser une portabilité ;
• acheminer les appels ;
• fournir les fonctionnalités demandées ;
• assurer le service client ;
• gérer la facturation et les paiements.

Obligation légale

Certaines données sont traitées ou conservées afin de permettre à iGoFlex de respecter ses obligations légales, comptables, fiscales, réglementaires ou celles applicables aux opérateurs de communications électroniques.

Intérêt légitime

iGoFlex peut traiter certaines données sur la base de son intérêt légitime, notamment pour :

• assurer la sécurité de ses services ;
• prévenir la fraude ;
• améliorer ses produits et services ;
• gérer sa relation avec ses clients professionnels ;
• assurer la défense de ses droits ;
• développer son activité commerciale lorsque la réglementation le permet.

Consentement

Le consentement est utilisé lorsque celui-ci est nécessaire.

C’est notamment le cas pour :

• les cookies de mesure d’audience soumis au consentement ;
• les cookies publicitaires ;
• les outils de mesure des performances publicitaires ;
• certaines opérations de prospection commerciale lorsque le consentement est requis.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Caractère obligatoire ou facultatif des données

Lorsque certaines informations sont indispensables pour fournir un service, les champs correspondants sont indiqués comme obligatoires.

L’absence de ces informations peut empêcher iGoFlex de :

• traiter une commande ;
• ouvrir une ligne ;
• effectuer une portabilité ;
• établir une facture ;
• traiter un paiement ;
• créer un compte ;
• répondre correctement à une demande.

Les autres informations sont facultatives.

Destinataires des données

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur mission.

Selon les traitements concernés, les données peuvent notamment être accessibles :

• aux collaborateurs habilités d’iGoFlex ;
• aux prestataires techniques participant au fonctionnement des services ;
• aux prestataires chargés de l’hébergement et de la maintenance ;
• aux prestataires intervenant dans la sécurité informatique ;
• aux opérateurs de communications électroniques ;
• aux prestataires nécessaires à l’attribution et à la portabilité des numéros ;
• aux prestataires de paiement ;
• aux établissements financiers concernés par une transaction ;
• aux prestataires participant au service client ;
• aux prestataires utilisés pour l’envoi de communications ;
• aux prestataires de mesure d’audience lorsque l’utilisateur y a consenti ;
• aux prestataires publicitaires lorsque l’utilisateur y a consenti ;
• aux conseils, experts-comptables ou prestataires administratifs d’iGoFlex lorsque cela est nécessaire ;
• aux autorités administratives ou judiciaires légalement habilitées à recevoir ces informations.

Vente de données

Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires utilisés par iGoFlex peuvent traiter certaines données depuis des pays situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert intervient, iGoFlex veille à ce qu’il soit encadré conformément au RGPD.

Ces transferts peuvent notamment reposer sur :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité concernée, puis supprimées, anonymisées ou archivées lorsqu’une obligation légale ou la nécessité de défendre un droit justifie leur conservation.

Données relatives aux clients et aux contrats

Les données nécessaires à la gestion du client sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle.

À l’issue du contrat, certaines informations peuvent être conservées en archivage intermédiaire pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales ou à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit.

Contrats et correspondances commerciales

Les contrats et certains documents relatifs à la relation commerciale peuvent être conservés pendant 5 ans lorsqu’une telle conservation est nécessaire conformément aux délais légaux applicables.

Factures et documents comptables

Les factures, bons de commande et autres pièces comptables sont conservés pendant 10 ans conformément aux obligations légales applicables.

Données des prospects

Les données utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Données des anciens clients utilisées à des fins commerciales

Lorsque la réglementation le permet, les données nécessaires à la prospection peuvent être conservées pendant 3 ans après la fin de la relation commerciale ou le dernier contact pertinent.

Opposition à la prospection

Les informations nécessaires pour respecter une demande d’opposition à la prospection peuvent être conservées afin d’éviter toute nouvelle sollicitation contraire au choix de la personne.

Demandes de contact

Les informations communiquées via les formulaires de contact sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande.

Lorsqu’elles concernent un prospect, elles peuvent ensuite être conservées dans la limite de la durée applicable aux données de prospection.

Données relatives aux communications électroniques

Les données techniques relatives aux communications sont conservées conformément aux durées autorisées ou imposées aux opérateurs de communications électroniques et uniquement pour les finalités prévues par la réglementation, notamment le fonctionnement du service, la facturation, le paiement, la sécurité ou les obligations légales applicables.

Cookies et autres traceurs

Le site www.igoflex.com utilise des cookies et technologies similaires.

Cookies nécessaires

Certains cookies sont indispensables au fonctionnement du site.

Ils sont notamment utilisés pour :

• mémoriser les préférences de consentement ;
• gérer le panier ;
• sécuriser la navigation ;
• permettre l’accès au compte ;
• assurer certaines fonctionnalités nécessaires du site.

Lorsque ces cookies sont strictement nécessaires à la fourniture du service demandé, ils ne nécessitent pas le consentement préalable de l’utilisateur.

Cookies de mesure d’audience

iGoFlex utilise Google Analytics afin de mesurer l’audience du site, comprendre son utilisation et identifier les contenus les plus consultés.

Lorsque le consentement est requis, Google Analytics n’est activé qu’après l’acceptation de l’utilisateur.

Cookies et outils liés aux campagnes publicitaires

iGoFlex utilise également des outils permettant de mesurer les performances de ses campagnes publicitaires.

Lorsque ces outils nécessitent l’utilisation de cookies ou traceurs soumis au consentement, ils ne sont activés qu’après l’accord de l’utilisateur.

Gestion du consentement

Lors de sa première visite sur www.igoflex.com, l’utilisateur dispose directement des choix suivants :

• Accepter
• Rejeter
• Réglages

Le bouton « Accepter » permet d’autoriser les cookies et traceurs soumis au consentement.

Le bouton « Rejeter » permet de refuser les cookies et traceurs non nécessaires.

Lorsque l’utilisateur clique sur « Rejeter », les cookies tiers soumis au consentement, notamment les outils de mesure d’audience et de mesure publicitaire concernés, restent désactivés.

Le bouton « Réglages » permet de personnaliser ses choix.

L’utilisateur peut ainsi accepter ou refuser les cookies non essentiels aussi facilement.

Les cookies strictement nécessaires restent actifs car ils sont indispensables au fonctionnement du site.

L’utilisateur peut modifier ses préférences ultérieurement depuis l’outil de gestion des cookies disponible sur le site.

Sécurité des données

iGoFlex met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre notamment :

• l’accès non autorisé ;
• la perte ;
• la destruction ;
• la divulgation ;
• l’altération ;
• l’utilisation frauduleuse.

L’accès aux données est limité aux collaborateurs et prestataires qui en ont besoin pour effectuer leurs missions.

Les mesures mises en place sont adaptées à la nature des informations traitées et aux risques identifiés.

Vos droits

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous disposez, selon le traitement concerné :

• d’un droit d’accès à vos données ;
• d’un droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes ;
• d’un droit à l’effacement dans les conditions prévues par la réglementation ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition à certains traitements ;
• d’un droit d’opposition à tout moment à la prospection commerciale ;
• d’un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur votre consentement.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Comment exercer vos droits

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :

• iGoFlex SAS
• 11 Rue d’Ourches, Escalier i
• 78100 Saint-Germain-en-Laye
• France
• E-mail : contact@igoflex.com
• Téléphone : 09 72 60 03 00

En cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne effectuant la demande, iGoFlex peut demander des informations complémentaires permettant de vérifier son identité.

iGoFlex traite les demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après avoir contacté iGoFlex, que vos droits relatifs à vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

La CNIL est l’autorité française chargée de veiller au respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles.

Liens et services de tiers

Le site www.igoflex.com peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers.

Lorsque ces tiers traitent des données de manière indépendante, leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent.

Nous vous invitons à les consulter avant de leur communiquer des informations personnelles.

Modification de la présente politique

iGoFlex peut modifier la présente politique afin de tenir compte :

• de l’évolution de ses services ;
• de l’ajout ou de la suppression de fonctionnalités ;
• de changements dans les outils utilisés ;
• de l’évolution de ses traitements de données ;
• ou de modifications de la réglementation.

La date de dernière mise à jour est indiquée au début de la présente politique.

En cas de modification importante concernant la manière dont les données personnelles sont utilisées, iGoFlex pourra mettre en œuvre les mesures d’information appropriées.

Contact

Pour toute question concernant la présente politique ou la protection de vos données personnelles :

• iGoFlex SAS
• 11 Rue d’Ourches, Escalier i
• 78100 Saint-Germain-en-Laye
• France
• Téléphone : 09 72 60 03 00
• E-mail : contact@igoflex.com

Droit applicable

La présente politique est soumise au droit français ainsi qu’au droit de l’Union européenne applicable à la protection des données personnelles.