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Comment gérer efficacement les appels en période de forte affluence avec iGoFlex ?
Période de rush, soldes, pics saisonniers, campagnes marketing… Vos lignes explosent ? Découvrez comment un numéro fixe sur mobile et un standard cloud iGoFlex vous permettent d’absorber la montée en charge sans perdre un seul appel.
En période de forte affluence, un appel manqué peut vite devenir un devis perdu, un client frustré ou un avis négatif. Les standards saturent, les portables sonnent en boucle, et personne ne sait qui doit répondre à qui.
L’enjeu est simple : répondre vite, bien, et à tous, sans exploser la charge de travail de vos équipes.
Pourquoi les périodes de forte affluence sont un risque pour vos appels ?
Lorsqu’un pic d’appels arrive, votre organisation est mise à l’épreuve. Sans outils adaptés, vous risquez :
- des temps d’attente trop longs ;
- des appels perdus ou qui tombent sur une messagerie personnelle ;
- des collaborateurs sur-sollicités, d’autres sous-utilisés ;
- une expérience client dégradée en plein moment clé ;
- l’impossibilité de suivre qui a répondu à quoi.
La bonne nouvelle : avec une solution de téléphonie cloud comme iGoFlex, vous transformez ces pics en opportunités plutôt qu’en bouchon.
Les types d’appels à maîtriser en période de forte affluence
Appels entrants
Demandes d’informations, prises de rendez-vous, urgences, SAV… Ce sont vos clients qui viennent vers vous. Avec iGoFlex, vous les distribuez automatiquement vers le bon interlocuteur ou le bon groupe.
Appels sortants
Rappels de clients, relances de devis, suivis après intervention. Vos équipes appellent en affichant toujours le numéro fixe de l’entreprise, même depuis leur mobile.
Support & service client
Votre SAV peut s’appuyer sur les fiches d’appels, l’historique et les enregistrements pour traiter plus vite, même quand le téléphone n’arrête pas.
Quel que soit le type d’appel, l’objectif reste le même : répondre vite, qualifier et tracer chaque échange.
iGoFlex : la solution simple pour répartir vos appels lors des pics d’activité
iGoFlex remplace le standard classique par une solution 100 % cloud, pilotable depuis une interface web et une application mobile.
1. Un numéro unique, plusieurs collaborateurs
- Un numéro fixe pro (01/02/03/04/05 ou 09) pour toute l’entreprise.
- Répartition des appels vers un ou plusieurs utilisateurs.
- Groupes d’appel par service : commercial, support, facturation…
2. Réglage fin des règles de distribution
- Sonnerie en cascade (utilisateur A puis B puis C…).
- Sonnerie en simultané (tout le groupe sonne en même temps).
- Mode ON / OFF pour chaque collaborateur (disponible / non disponible).
- Renvoi vers messagerie avec message pro quand personne n’est libre.
3. Files d’attente & messages personnalisés
- Mise en attente avec musique ou message d’information.
- Annonce de bienvenue et de réassurance (“Nous prenons votre appel en charge…”).
- Serveur Vocal Interactif (SVI) pour aiguiller rapidement : « 1 pour le SAV, 2 pour le commercial… »
4. Pilotage en temps réel
- Vue sur les appels en cours, manqués, en attente.
- Statistiques par collaborateur ou par file d’appel.
- Enregistrement des conversations (selon offre) pour amélioration continue.
Exemples concrets de gestion d’affluence avec iGoFlex
Artisans & interventions d’urgence
Plombiers, serruriers, électriciens… Un numéro fixe unique reçoit les appels. iGoFlex les fait sonner sur plusieurs téléphones : le premier disponible décroche, les autres continuent leur chantier.
Cabinets & professions libérales
Les appels sont répartis entre secrétariat, associé·e·s et collaborateurs. Files d’attente, plages horaires, messagerie mail : même en surcharge, l’accueil reste fluide.
TPE / PME & campagnes marketing
En période de promo ou de lancement, vous absorbez le surcroît d’appels sans embaucher un centre d’appels : quelques clics suffisent pour ajouter des utilisateurs iGoFlex.
Ne perdez plus d’appels pendant vos périodes de forte affluence
Avec le numéro fixe sur mobile iGoFlex, vous gardez la main sur chaque appel : files d’attente, distribution intelligente, SVI, statistiques… le tout sans box, sans carte SIM et sans engagement.
FAQ – Gérer les appels en période de forte affluence
Comment gérer efficacement les appels lors de forte affluence ?
La clé est de centraliser vos appels sur un numéro unique puis de les distribuer automatiquement vers plusieurs collaborateurs, avec files d’attente, règles de routage et horaires. iGoFlex permet de configurer tout cela depuis une interface web, sans matériel ni box.
Dois-je externaliser vers un centre d’appels ?
Pas forcément. Pour beaucoup d’indépendants, TPE et PME, une solution de téléphonie cloud comme iGoFlex suffit à absorber les pics : vous répartissez les appels entre vos équipes internes, tout en conservant la relation directe avec vos clients.
Comment répartir les appels entre plusieurs collaborateurs ?
Dans iGoFlex, vous créez des groupes d’appel et choisissez le mode de sonnerie (simultané, en cascade…). Chaque collaborateur peut se mettre ON / OFF, ce qui permet d’ajuster la disponibilité en temps réel pendant les périodes chargées.
Est-ce que je peux garder mon numéro fixe actuel ?
Oui. La portabilité de votre numéro fixe vers iGoFlex est gratuite. Vous conservez le même numéro pour vos clients, tout en profitant d’un standard moderne, 100 % cloud.